Wydział Organizacyjny i Obsługi Rady Miejskiej

Marta Strzelecka

Naczelnik Wydziału

tel. 46 858 28 60

email: mstrzelecka@mszczonow.pl

Mariusz Sobieraj

Zastępca Naczelnika

tel. 46 858 28 45

email: mariusz.sobieraj@mszczonow.pl

Zakres zadań Naczelnika Wydziału:

  • Wykonywanie czynności zapewniających Przewodniczącemu sprawne kierowanie pracami Rady
  • Obsługa kancelaryjno – biurowa Przewodniczącego,
  • Sporządzanie protokołów sesji i komisji Rady,
  • Zabezpieczenie terminowego doręczenia radnym zawiadomień i materiałów na posiedzenia sesji i komisji Rady,
  • Kompletowanie i przygotowywanie materiałów pod obrady sesji wg ustaleń Przewodniczącego,
  • Sporządzanie listy wypłat diet dla radnych,
  • Prowadzenie zbioru uchwał Rady, rejestru wniosków i interpelacji radnych,
  • Przekazywanie wniosków z posiedzeń Komisji do adresata,
  • Organizowanie, wg ustaleń Przewodniczącego, udziału radnych w seminariach, kursach, konferencjach, itp.,
  • Zapewnienie właściwych warunków do przeprowadzenia sesji, zebrań i posiedzeń, aktualizacja BIP w dziale „Rada Miejska”,
  • Wykonywanie zadań związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem wyborów powszechnych i referendów

Zakres zadań wydziału:

Zadania z zakresu spraw gospodarczych:

  • Prowadzenie inwestycji, remontów, konserwacja i bieżące utrzymanie /w tym czystości/ siedziby urzędu,
  • Prowadzenie książki obiektu budynku – budynek ratusza,
  • Nadzorowanie pracy ekip remontowych i innych po godzinach pracy urzędu,
  • Dokonywanie rozliczeń z dostawcami oraz wykonawcami robót,
  • Prowadzenie rejestru umów zawieranych na stanowisku pracy,
  • Przestrzeganie ustawy – prawo zamówień publicznych i współpraca w tym zakresie z innymi pracownikami wydziału,
  • Prowadzenie rejestru wydatków do kwoty 30 euro dokonywanych przez Wydział Or.,
  • Nadzorowanie pracy pracowników gospodarczych w Urzędzie Miejskim, w tym wydawanie poleceń służbowych na pracę w godzinach nadliczbowych,
  • Sprawowanie nadzoru nad czystością pomieszczeń,
  • Sporządzanie harmonogramu otwierania budynku urzędu przez pracowników gospodarczych oraz nadzorowanie jego przestrzegania,
  • Zaopatrzenie materiałowe urzędu tj. zakup i gospodarka środkami rzeczowymi, drukami, pieczęciami , tablicami i artykułami biurowymi, prowadzenie magazynu materiałów biurowych,
  • Nadzorowanie systemu oznakowania wewnętrznego w urzędzie,
  • Dekorowanie obiektu flagami,
  • Organizacja ochrony budynku i mienia urzędu oraz zabezpieczenia przeciwpożarowego siedziby urzędu.

Zadania z zakresu obsługi BIP:

  • Wprowadzanie informacji:
    • w dziale jednostki organizacyjne i jednostki pomocnicze,
    • w dziale urząd (Burmistrz i zastępca, , Wydział Or, oświadczenia majątkowe, udostępnianie informacji publicznej),
    • w dziale Rada (oświadczenia majątkowe radnych),

Kadry:

  • Prowadzenie akt osobowych pracowników urzędu,
  • Nadzorowanie przestrzegania czasu pracy /listy obecności, urlopy, zwolnienia, wyjścia prywatne i służbowe,
  • Prowadzenie spraw z zakresu dokształcania i podnoszenia kwalifikacji pracowników,
  • Nadzorowanie wykorzystania funduszu płac i funduszu przeznaczonego na szkolenia pracowników,
  • Koordynacja praktyk uczniów i staży absolwentów,
  • Przygotowywanie zakresów czynności oraz upoważnień i pełnomocnictw dla pracowników,
  • Przeprowadzanie naboru na wolne stanowiska urzędnicze zgodnie z obowiązującymi przepisami,
  • Realizacja obowiązków pracodawcy związanych z nawiązaniem i rozwiązaniem stosunku pracy,
  • Realizacja szczególnych obowiązków pracodawców wynikających z ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych,
  • Sprawy socjalne pracowników.

Sprawy organizacyjne:

  • Opracowywanie, aktualizacja i przechowywanie statutów, regulaminów, instrukcji i innych aktów regulujących funkcjonowanie gminy, urzędu, i jednostek pomocniczych,
  • Gromadzenie i przechowywanie statutów i regulaminów regulujących funkcjonowanie gminnych jednostek organizacyjnych,
  • Prowadzenie rejestru skarg i wniosków oraz nadzorowanie trybu ich załatwiania,
  • Prowadzenie spraw związanych z organizowaniem ochrony danych osobowych,
  • Organizowanie narad sołtysów i zebrań wiejskich w sołectwach, w celu wyboru organów sołectwa,
  • Zabezpieczenie organizacyjne dla kontroli zewnętrznych, prowadzenie książki kontroli oraz koordynowanie przygotowania odpowiedzi na wystąpienia pokontrolne,
  • Prowadzenie rejestru instytucji kultury,
  • Koordynacja działań komórek urzędu i jednostek organizacyjnych w celu przygotowania projektu programu.

Prowadzenie archiwum zakładowego w tym:

  • Współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie prawidłowego tworzenia teczek spraw i ich przygotowania do przekazania archiwum zakładowemu,
  • Przejmowanie akt z poszczególnych komórek organizacyjnych,
  • Przechowywanie, zabezpieczenie oraz ewidencjonowanie posiadanych i przejmowanych akt, porządkowanie akt niewłaściwie opracowanych,
  • Udostępnienie akt co celów służbowych i innych,
  • Prowadzenie brakowania dokumentacji niearchiwalnej (kat. B), której okres przechowywania już upłynął,
  • Dbałość o zachowanie dokumentacji w odpowiednim stanie fizycznym oraz prowadzenie, w razie konieczności, niezbędnych prac konserwatorskich,
  • Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego,
  • Utrzymanie stałych kontaktów z archiwum państwowym nadzorującym archiwum zakładowego
  • Sprawozdawczość archiwum zakładowego,
  • Pełnienie funkcji koordynatora czynności kancelaryjnych,
  • Przyjmowanie dokumentów z wyborów od obwodowych komisji wyborczych i obwodowych komisji do spraw referendum,
  • Dokonywanie zniszczenia przechowywanych dokumentów z wyborów i referendum w sposób uzgodniony z krajowym biurem wyborczym i kierownikiem właściwego archiwum zakładowego.

Zadania z zakresu ochrony zdrowia:

  • Współdziałanie z placówkami opieki zdrowotnej w zakresie ochrony zdrowia mieszkańców gminy,
  • Zgłaszanie organom Państwowej Inspekcji Sanitarnej przypadków zachorowania i podejrzenia o zachorowaniu na choroby zakaźne,
  • Prowadzenie całokształtu spraw dotyczących funkcjonowania punktów rehabilitacyjnych w Mszczonowie i Osuchowie,

Prowadzenie Sekretariatu Burmistrza:

  • Udzielanie interesantom informacji o możliwości załatwiania ich spraw w urzędzie (kierowanie do pracownika merytorycznie załatwiającego sprawę),
  • Wydawanie formularzy, zgodnie z obowiązującymi procedurami dla spraw realizowanych przez komórki merytoryczne urzędu,
  • Przyjmowanie , rejestrowanie i przekazywanie do komórek organizacyjnych dokumentów wpływających do urzędu,
  • Przyjmowanie ofert do organizowanych przetargów,
  • Przygotowywanie i przekazywanie na pocztę korespondencji,
  • Obsługiwanie wewnętrznej centrali telefonicznej.

Obsługa informatyczna

baner toplayer
Grafika informująca o ograniczeniu wizyt w Urzędzie Miejskim