Marta Strzelecka
Naczelnik Wydziału
tel. 46 858 28 60
email: mstrzelecka@mszczonow.pl
Joanna Pływaczewska
Zastępca Naczelnika
tel. 46 858 28 60
email: plywaczewska@mszczonow.pl
Zakres zadań Naczelnika Wydziału:
- Wykonywanie czynności zapewniających Przewodniczącemu sprawne kierowanie pracami Rady
- Obsługa kancelaryjno – biurowa Przewodniczącego,
- Sporządzanie protokołów sesji i komisji Rady,
- Zabezpieczenie terminowego doręczenia radnym zawiadomień i materiałów na posiedzenia sesji i komisji Rady,
- Kompletowanie i przygotowywanie materiałów pod obrady sesji wg ustaleń Przewodniczącego,
- Sporządzanie listy wypłat diet dla radnych,
- Prowadzenie zbioru uchwał Rady, rejestru wniosków i interpelacji radnych,
- Przekazywanie wniosków z posiedzeń Komisji do adresata,
- Organizowanie, wg ustaleń Przewodniczącego, udziału radnych w seminariach, kursach, konferencjach, itp.,
- Zapewnienie właściwych warunków do przeprowadzenia sesji, zebrań i posiedzeń, aktualizacja BIP w dziale „Rada Miejska”,
- Wykonywanie zadań związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem wyborów powszechnych i referendów
Zakres zadań wydziału:
Zadania z zakresu spraw gospodarczych:
- Prowadzenie inwestycji, remontów, konserwacja i bieżące utrzymanie /w tym czystości/ siedziby urzędu,
- Prowadzenie książki obiektu budynku – budynek ratusza,
- Nadzorowanie pracy ekip remontowych i innych po godzinach pracy urzędu,
- Dokonywanie rozliczeń z dostawcami oraz wykonawcami robót,
- Prowadzenie rejestru umów zawieranych na stanowisku pracy,
- Przestrzeganie ustawy – prawo zamówień publicznych i współpraca w tym zakresie z innymi pracownikami wydziału,
- Prowadzenie rejestru wydatków do kwoty 30 euro dokonywanych przez Wydział Or.,
- Nadzorowanie pracy pracowników gospodarczych w Urzędzie Miejskim, w tym wydawanie poleceń służbowych na pracę w godzinach nadliczbowych,
- Sprawowanie nadzoru nad czystością pomieszczeń,
- Sporządzanie harmonogramu otwierania budynku urzędu przez pracowników gospodarczych oraz nadzorowanie jego przestrzegania,
- Zaopatrzenie materiałowe urzędu tj. zakup i gospodarka środkami rzeczowymi, drukami, pieczęciami , tablicami i artykułami biurowymi, prowadzenie magazynu materiałów biurowych,
- Nadzorowanie systemu oznakowania wewnętrznego w urzędzie,
- Dekorowanie obiektu flagami,
- Organizacja ochrony budynku i mienia urzędu oraz zabezpieczenia przeciwpożarowego siedziby urzędu.
Zadania z zakresu obsługi BIP:
- Wprowadzanie informacji:
- w dziale jednostki organizacyjne i jednostki pomocnicze,
- w dziale urząd (Burmistrz i zastępca, , Wydział Or, oświadczenia majątkowe, udostępnianie informacji publicznej),
- w dziale Rada (oświadczenia majątkowe radnych),
Kadry:
- Prowadzenie akt osobowych pracowników urzędu,
- Nadzorowanie przestrzegania czasu pracy /listy obecności, urlopy, zwolnienia, wyjścia prywatne i służbowe,
- Prowadzenie spraw z zakresu dokształcania i podnoszenia kwalifikacji pracowników,
- Nadzorowanie wykorzystania funduszu płac i funduszu przeznaczonego na szkolenia pracowników,
- Koordynacja praktyk uczniów i staży absolwentów,
- Przygotowywanie zakresów czynności oraz upoważnień i pełnomocnictw dla pracowników,
- Przeprowadzanie naboru na wolne stanowiska urzędnicze zgodnie z obowiązującymi przepisami,
- Realizacja obowiązków pracodawcy związanych z nawiązaniem i rozwiązaniem stosunku pracy,
- Realizacja szczególnych obowiązków pracodawców wynikających z ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych,
- Sprawy socjalne pracowników.
Sprawy organizacyjne:
- Opracowywanie, aktualizacja i przechowywanie statutów, regulaminów, instrukcji i innych aktów regulujących funkcjonowanie gminy, urzędu, i jednostek pomocniczych,
- Gromadzenie i przechowywanie statutów i regulaminów regulujących funkcjonowanie gminnych jednostek organizacyjnych,
- Prowadzenie rejestru skarg i wniosków oraz nadzorowanie trybu ich załatwiania,
- Prowadzenie spraw związanych z organizowaniem ochrony danych osobowych,
- Organizowanie narad sołtysów i zebrań wiejskich w sołectwach, w celu wyboru organów sołectwa,
- Zabezpieczenie organizacyjne dla kontroli zewnętrznych, prowadzenie książki kontroli oraz koordynowanie przygotowania odpowiedzi na wystąpienia pokontrolne,
- Prowadzenie rejestru instytucji kultury,
- Koordynacja działań komórek urzędu i jednostek organizacyjnych w celu przygotowania projektu programu.
Prowadzenie archiwum zakładowego w tym:
- Współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie prawidłowego tworzenia teczek spraw i ich przygotowania do przekazania archiwum zakładowemu,
- Przejmowanie akt z poszczególnych komórek organizacyjnych,
- Przechowywanie, zabezpieczenie oraz ewidencjonowanie posiadanych i przejmowanych akt, porządkowanie akt niewłaściwie opracowanych,
- Udostępnienie akt co celów służbowych i innych,
- Prowadzenie brakowania dokumentacji niearchiwalnej (kat. B), której okres przechowywania już upłynął,
- Dbałość o zachowanie dokumentacji w odpowiednim stanie fizycznym oraz prowadzenie, w razie konieczności, niezbędnych prac konserwatorskich,
- Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego,
- Utrzymanie stałych kontaktów z archiwum państwowym nadzorującym archiwum zakładowego
- Sprawozdawczość archiwum zakładowego,
- Pełnienie funkcji koordynatora czynności kancelaryjnych,
- Przyjmowanie dokumentów z wyborów od obwodowych komisji wyborczych i obwodowych komisji do spraw referendum,
- Dokonywanie zniszczenia przechowywanych dokumentów z wyborów i referendum w sposób uzgodniony z krajowym biurem wyborczym i kierownikiem właściwego archiwum zakładowego.
Zadania z zakresu ochrony zdrowia:
- Współdziałanie z placówkami opieki zdrowotnej w zakresie ochrony zdrowia mieszkańców gminy,
- Zgłaszanie organom Państwowej Inspekcji Sanitarnej przypadków zachorowania i podejrzenia o zachorowaniu na choroby zakaźne,
- Prowadzenie całokształtu spraw dotyczących funkcjonowania punktów rehabilitacyjnych w Mszczonowie i Osuchowie,
Prowadzenie Sekretariatu Burmistrza:
- Udzielanie interesantom informacji o możliwości załatwiania ich spraw w urzędzie (kierowanie do pracownika merytorycznie załatwiającego sprawę),
- Wydawanie formularzy, zgodnie z obowiązującymi procedurami dla spraw realizowanych przez komórki merytoryczne urzędu,
- Przyjmowanie , rejestrowanie i przekazywanie do komórek organizacyjnych dokumentów wpływających do urzędu,
- Przyjmowanie ofert do organizowanych przetargów,
- Przygotowywanie i przekazywanie na pocztę korespondencji,
- Obsługiwanie wewnętrznej centrali telefonicznej.